Politique de confidentialité relative à la création du compte Google Workspace pour l’Education créé par la Province de Hainaut 

Généralités

La présente politique décrit la manière dont la Province de Hainaut traite les données à caractère personnel vous concernant et quels sont vos droits en la matière.

Pour accomplir ses missions, la Province de Hainaut est tenue de traiter vos données à caractère personnel conformément aux dispositions du  Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

La Province de Hainaut veille à traiter vos données à caractère personnel notamment en  respectant les principes suivants : 

• Vos données à caractère personnel sont traitées de manière licite, loyale et transparente (licéité, loyauté, transparence).

• Vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités (limitation des finalités).

• Vos données à caractère personnel sont conservées de manière adéquate, pertinente et sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données).

• Vos données à caractère personnel sont exactes, tenues à jour et toutes les mesures raisonnables sont prises pour y remédier quand cela est prévu eu égard aux finalités et fondement du traitement (exactitude).

Les concepts suivants sont utilisés dans ce règlement :

• données à caractère personnel : « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale » ; 

• traitement : « toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction » ; 

• responsable du traitement : « la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre » ; 

• sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Quels sont les outils proposés par le compte Google Workspace pour l’Education ?

Google Workspace pour l'Éducation rassemble les outils Google tels que Gmail (pour l’envoi et la réception de courriels), Google Agenda (le calendrier reprenant entre autres l’ensemble des cours), Google Drive (pour le stockage des fichiers), Google Docs/Sheet/Slide/Forms (pour la production de contenu), Google Groups/Sites/Talk/Hangouts (pour la collaboration et le partage de contenus) et Google Classroom (pour l’organisation du travail scolaire et les échanges entre enseignants et élèves). Ces services sont appelés les Services Principaux de Google Workspace pour l'Éducation. L’ensemble des Services Principaux sont exempts de publicité.

À noter qu’aucune solution permettant d’accéder aux échanges de manière anonyme (type Google Vault), n’est activée sur le domaine de l’école. 

Le compte Google Workspace pour l'Éducation de l’école permet à chaque élève d’accéder avec leur compte GSuite pour l’Education à certains autres services Google, appelés Services Complémentaires, comme YouTube (en mode d’accès restreint strict), Blogger, Google Maps, Google Earth ou Science Journal. Les services complémentaires chez Google peuvent donner lieu à des publicités mais celles-ci sont non ciblées, c’est-à-dire que le choix des publicités présentées ne dépend pas du comportement de l’utilisateur (les emails qu’il envoie, les documents qu’il produit, les recherches qu’il effectue, …).

À qui s’applique ce règlement ?

Cette politique s'applique au traitement des données à caractère personnel des élèves et aux responsables légaux de l’élève (en cas d’élève mineur). Dans ce règlement, ces personnes sont appelées les « personnes concernées ».

Politique concrète pour la protection des données à caractère personnel 

La personne concernée a droit aux informations suivantes sur le traitement de ses données à caractère personnel.

a) Le responsable du traitement et son (ses) représentant(s)

Le responsable du traitement est le Collège provincial, situé à la Rue Verte, 13 à 7000 Mons; Il détermine seul, les finalités et les moyens du traitement de ces données à caractère personnel ainsi que les modalités de délégation.

b) Catégories de données à caractère personnel traitées :

Les données d’identification personnelles sont les suivantes : nom, prénom et adresse e-mail.

c)      Finalité de l’utilisation de ces données

Création et Mise à disposition par l’intermédiaire de l’école d’un compte Google Workspace pour l’Education afin que chaque élève puisse se connecter à son Chromebook et puisse effectuer les travaux demandés par les professeurs afin de poursuivre son apprentissage.

d)        Licéité du traitement de ces données 

Consentement : la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour la finalité spécifique décrite au point C. La personne concernée peut retirer son consentement à n’importe quel moment sans que cela ne compromette les traitements déjà opérés. 

e)      Durée de conservation de ces données  

Le responsable du traitement conserve les données personnelles de la personne concernée pendant la durée du contrat de location-achat de l’ordinateur portable ou Chromebook. A l’issue de ces délais, le responsable du traitement s’engage à les détruire. 

f)      Protection des données personnelles :

Le responsable du traitement met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque inhérent à ses opérations de traitement, répondre aux exigences règlementaires et protéger les droits et les données des personnes concernées dès la conception des opérations de traitement. 

Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ? 

La Province de Hainaut peut être amenée à recevoir ou à communiquer vos données à caractère personnel notamment au destinataire suivant : Google

Bien entendu, la Province de Hainaut s’assure que ces destinataires ne disposent que des données nécessaires à l’exercice de leurs tâches et en proportion de l’obligation légale ou de l’intérêt légitime justifiant ce transfert.

Exercice des droits

Si vous souhaitez connaître les traitements de données réalisés par Google et exercer vos droits y relatifs, nous vous renvoyons aux conditions générales d’utilisation : https://gsuite.google.com/terms/education_privacy.html.

Pour les traitements de données à caractère personnel propres à la Province de Hainaut, la personne concernée dont les données à caractère personnel sont traitées par la Province de Hainaut bénéficie d’une série de droits qui lui permettent de ne pas rester totalement passive par rapport à l’utilisation qui est faite de ses données.

L’ensemble de ces droits, leurs modalités d’exercice, et les éventuelles restrictions qui peuvent y être apportées sont consacrés par les articles 12 et suivants du RGPD.

Ceux-ci sont :

  • Accéder aux données à caractère personnel traitées par la Province de Hainaut (Service ……) ;

  • Elle peut obtenir une réponse à plusieurs questions concernant le traitement des données.

  • Recevoir une copie des données à caractère personnel qui sont traitées.

  • Demander de corriger des données incomplètes ou incorrectes ;

  • Demander defaire effacer des données personnelles le concernant ;

  • Obtenir une limitation du traitement ;

  • Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;

  • Retirer son consentement à traiter ses données à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

  • S’opposer au traitement de ses données à caractère personnel dans les cas prévus par la loi ou une autre réglementation

La personne concernée peut exercer ces droits en la matière, conformément aux articles 15 à 22 du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel, par courrier postal signé à l’attention de la Province de Hainaut, service de protection des données, Avenue de Gaulle 102, 7000 Mons ou par mail à l’adresse suivante : info.dpo@hainaut.be.

Cette demande d’exercice des droits doit être accompagnée de toute pièce justifiant de l’identité de la personne (copie recto de la carte d’identité,…).

Délégué à la protection des données (DPO)

La DPO est joignable :

  • par lettre adressée à l’Avenue Général de Gaulle, Service protection des données 102 à 7000 MONS ;

  • par e-mail à l’adresse électronique suivante : info.dpo@hainaut.be ;

La personne concernée peut le contacter pour obtenir davantage d’informations ou si elle souhaite faire valoir ses droits relatifs à la protection des données personnelles traitées par le responsable du traitement.

Voies de recours

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, la personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données si elle considère que ses droits ne sont pas respectés ou qu’un traitement de données à caractère personnel la concernant constitue une violation du Règlement général sur la protection des données.

Pour introduire une réclamation, adressez une demande à l’adresse suivante : 

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

E-mail : contact@apd-gba.be 

Mise à jour de la politique en matière de protection de la vie privée

La présente politique est susceptible de faire l’objet d’éventuelles mises à jour. Il est dès lors demandé de la relire épisodiquement afin d’en être informé(e). La politique mise à jour sera toujours conforme au Règlement général sur la protection des données.

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